Gestão Veterinária: Guia Prático para Administrar sua Clínica

Quem é veterinário sabe: lidar com os bichinhos é a parte mais gostosa da rotina. Porém, a gestão veterinária vai muito além disso – existem tarefas e burocracias necessárias para garantir a manutenção e o desenvolvimento da sua empresa.

Lidar com a administração de uma clínica pet pode ser bem complicado, especialmente porque as faculdades veterinárias nem sempre incluem fundamentos de gestão no seu currículo. 

O resultado é que, ao abrir a sua clínica veterinária, você se depara com várias situações que não tinha ideia… E se não tomar cuidado, os problemas viram uma bola de neve!

Neste artigo, vamos compartilhar com você uma série de dicas para ajudar na sua gestão veterinária. Acompanhe a gente nessa leitura e aprenda a administrar sua clínica com mais controle e segurança!

Desafios e problemas comuns na gestão veterinária

Antes de falar sobre como melhorar a administração veterinária, vamos conversar sobre a parte que costuma causar medo no empreendedor (tanto quanto as vacinas causam nos pets!): os desafios e problemas na gestão veterinária.

Spoiler: você vai descobrir, após a leitura dos próximos tópicos, que não há nada a temer. 😉

Clientes inadimplentes

Esse é um problema que afeta qualquer negócio, não importa o segmento ou porte da empresa. A inadimplência é uma realidade nacional, especialmente por conta do momento de instabilidade econômica que vivemos.

Hoje em dia, 78% das famílias brasileiras estão endividadas pelos mais variados motivos. Mas mesmo essas pessoas continuam querendo cuidar dos seus pets, o que significa que elas irão recorrer aos serviços da sua clínica veterinária.

Só que isso também não significa que você deva conviver com a inadimplência. Afinal de contas, o problema afeta diretamente o pagamento de suas despesas, o fluxo de caixa e o planejamento da sua clínica para os meses seguintes.

A gente sabe que esse assunto é complicado, mas tem um jeito especial de lidar com a situação sem gerar atritos com os seus consumidores. Dá uma olhada em algumas sugestões sobre o que fazer (e o que evitar) ao cobrar os clientes:

• Ofereça condições especiais (como prazos diferenciados) para o pagamento;
• Ofereça vantagens e/ou benefícios para quem pagar à vista ou sem atrasos;
• Use a tecnologia para disparar mensagens (cordiais) via WhatsApp, SMS ou e-mail para lembrar o cliente de que existem pagamentos pendentes;
• Evite cobranças em horários e locais comerciais para não expor as pessoas.

E, principalmente: ouça os clientes. Muitas vezes, você pode flexibilizar as condições e aumentar o prazo de um pagamento, sabendo que essa atitude vai trazer valor à experiência de uma pessoa. 

Se a situação estiver sob controle, a sua empresa só sai ganhando – afinal, a chance de fidelizar o cliente será grande. Só tome cuidado para não virar algo recorrente, certo?

Desmarcação de consultas: um problema para gestão veterinária

A gente sabe como é chato (e prejudicial) mobilizar sua equipe e salas de consulta para receber um animal, e nem ele ou o seu tutor aparecerem para o compromisso.

Mas, assim como todo problema, esse também tem solução e não deve virar rotina na sua gestão veterinária. Experimente perguntar — ao agendar a consulta ou procedimento — se a pessoa possui disponibilidade naquele horário.

Essa pergunta pode parecer simples, mas é poderosíssima, porque faz a pessoa se questionar se pode mesmo comparecer ao compromisso.

Você também deve esclarecer que qualquer mudança ou cancelamento devem ser notificados com antecedência. Isso permite que você ajuste a agenda e até mesmo marque consultas, evitando prejuízos e a perda de novas oportunidades de negócio.

E que tal usar softwares de gestão veterinária para auxiliar nessa etapa? Com um sistema que tenha mensagens automáticas, você pode agendar mensagens de confirmação para os clientes. 

Assim, eles relembram dos compromissos e, se necessário, podem entrar em contato com a sua clínica para uma remarcação. Um processo simples, eficiente e automatizado, que deixa você e toda a sua equipe com mais tempo livre para cuidar de outras tarefas.

Só fique de olho nas melhores formas de entrar em contato com cada cliente. De nada adianta enviar e-mails, por exemplo, se a pessoa nunca checa a sua caixa de entrada. Na hora de cadastrar o contato do cliente, vale a pena perguntar a ele qual canal de comunicação mais combina com sua rotina.

Retenção de clientes

Você já ouviu dizer que reter um cliente custa muito menos do que ir atrás de novos? Essa frase é mais do que um ditado: ela é uma informação que pode ajudar demais na sua gestão veterinária. 

As pessoas estão em busca de experiências para se relacionar com as suas marcas favoritas. Por isso, pequenas coisas, como uma mensagem de boas-vindas, ou oferecer descontos especiais no dia do aniversário do cliente (e do pet), ajudam a fortalecer a relação. 

Existem muitas estratégias possíveis de relacionamento: planos de fidelidade, o uso do e-mail marketing para disparar ofertas, lembretes personalizados… Todas elas, cada uma do seu jeito, ajudam a diferenciar a sua clínica veterinária da concorrência.

Por exemplo: enviar um convite para agendar uma consulta de retorno a um animalzinho que já esteve na sua clínica mostra que você se importa com a saúde dele. E isso, com certeza, vai ser notado pelo tutor do pet.

Dessa maneira, você estabelece conexões sólidas e gera mais valor aos serviços e produtos oferecidos. E pessoas satisfeitas passam a recomendar o seu negócio.

Ao proporcionar uma experiência valiosa para os tutores e seus animais de estimação, você aumenta a chance de mantê-los fiéis à sua clínica — além de atrair novos clientes em potencial sem custos extras de divulgação.

Precificação adequada dos serviços

Mais desafiador do que precificar produtos e serviços é a importância em mostrar (e provar) o valor por trás desses preços.

No tópico anterior, tentamos mostrar pra você justamente isso: como o cuidado com os clientes ajudam a fazer com que as pessoas voltem pela experiência sem se preocupar (tanto assim) com o preço.

Mas não adianta também cobrar o primeiro valor que vier à cabeça. Esse trabalho deve ser planejado para estar em alinhamento com a média da sua região e concorrência, além de garantir a cobertura das despesas geradas para oferecer um serviço ou produto.

Sua gestão veterinária vai passar constantemente pela análise de preços, planilhas e negociação com fornecedores. Mas dá para tornar o desafio menos assustador com algumas questões sempre em mente, como:

• Conhecimento de todos os seus custos e despesas;
• Noção da média de preços praticada pela concorrência;
• Planejamento financeiro para nortear suas decisões em curto, médio e longo prazo.

Também já podemos adiantar que um preço baixo necessariamente fideliza seu cliente. Especialmente, se a sua precificação não ajuda a cobrir o mínimo das suas despesas. Outros elementos, como a experiência oferecida pela clínica, podem contar mais do que os custos dos serviços.

É importante garantir que a administração da sua clínica veterinária identifique os cenários em que é possível praticar um preço baixo – assim como os casos em que faz sentido cobrar um valor mais alto do que a concorrência.

Veja também: como abrir uma farmácia veterinária

Produtividade e eficiência

Quanto tempo leva para atender um cachorro de grande porte? E fazer o exame de sangue em um gatinho? Será que esse é o mesmo prazo para uma castração num animal?

Saber o tempo médio de duração para cada serviço realizado na sua clínica veterinária ajuda a criar uma agenda controlada e blindada contra imprevistos. O que é fundamental para manter seu negócio produtivo e eficiente.

Certifique-se de que toda a sua equipe está ciente disso, e comprometida com a produtividade da empresa. Treinamentos, capacitações e ações de motivação ajudam a manter os colaboradores também satisfeitos e empolgados em criar experiências valiosas para os clientes. 

Como gerenciar uma clínica veterinária?

Os desafios que mencionamos aqui em cima dão uma boa dimensão do que é a realizar a gestão veterinária de uma clínica. Solucionando essas questões, você já vai simplificar muuuito a sua gestão veterinária… Mas dá para melhorar ainda mais!

A seguir, vamos explicar quais alguns pilares que devem fazer parte do seu trabalho na gestão veterinária — e que vão, inclusive, auxiliar na conquista dos desafios que citamos no tópico anterior. Vamos lá?

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico pode ser comparado aos mapas do tesouro que guiavam piratas pelos sete mares. A diferença é que, para o seu trabalho, não existem riscos como existiam nas explorações marítimas clandestinas. 

Mas as recompensas são tão valiosas quanto qualquer baú naufragado. Esse documento ajuda a colocar a clínica sob perspectiva e, assim, acompanhar se você está no caminho certo para o sucesso.

Em um planejamento estratégico, você deve definir:

• Objetivos, expondo a grande ambição da sua marca (ser referência em cuidados com pássaros na sua cidade, por exemplo);
• As metas, que são os meios para alcançar o objetivo (fidelização é um bom exemplo);
• Riscos, que ajudam a prever cenários pessimistas e obstáculos (e a contorná-los);
• Ameaças, para gerar mais assertividade às suas decisões.

Com esses elementos, você compreende melhor o que fazer e o que deve ser evitado para garantir que sua clínica veterinária siga velejando rumo ao seu grande e cobiçado objetivo.

Financeiro e contabilidade

Empresas sem planejamento financeiro estão sob constante ameaça. Esse é um problema comum que afeta as pequenas e médias empresas nos seus primeiros anos de vida, principalmente.

Não se deixe pegar de surpresa por despesas imprevistas, inadimplências que afetam o seu pagamento de contas ou mesmo por uma gestão de estoque ineficiente.

A saúde financeira de uma empresa deve ser tão bem cuidada quanto você e a sua equipe cuidam dos animaizinhos que vêm à sua clínica. É isso que vai garantir a sustentabilidade do negócio e gerar lucros e oportunidades de desenvolvimento.

E tudo bem se você não entende muito (ou nada) de finanças neste momento. Você pode tanto terceirizar esse serviço quanto aprender, diariamente, com as necessidades que surgem na sua gestão veterinária. Esse é um assunto indispensável e que exige tanta atenção quanto qualquer outro da sua empresa.

Pulo do gato: apostar em um sistema de gestão veterinária que te ajude com tarefas básicas do controle financeiro, como registrar receitas e despesas, controlar o caixa e visualizar relatórios, vai tornar a sua rotina mais simples e segura. 

Leia também: A importância da contabilidade na sua clínica veterinária

Recursos Humanos

A gestão de pessoas é uma forma de contratar os melhores profissionais e mantê-los produtivos, eficientes e satisfeitos na empresa. E também de valorizar o seu time – afinal, ter uma equipe incrível é essencial para o sucesso de qualquer empresa.

Garanta que sua gestão veterinária está atenta à legislação trabalhista e que está também de olho no desenvolvimento dessas pessoas. É uma notícia até antiga, mas que não perdeu a sua importância ao longo dos anos: profissionais satisfeitos produzem mais.

Uma empresa mais produtiva representa mais vendas, um relacionamento melhor com o seu cliente, mais diferencial diante da concorrência e mais sucesso a longo prazo. Tudo isso tem relação direta com o seu time!

Quer saber como melhorar ainda mais a experiência e a produtividade dos seus profissionais? Aí vão algumas dicas:

• Confraternizações periódicas;
• Comissionamento por venda/realização de serviço;
• Treinamentos e capacitações;
• Ambiente de trabalho leve e colaborativo.

Operação e processos

Avalie constantemente o fluxo de trabalho e analise o que pode ser melhorado em cada etapa do processo. 

Por exemplo: se você já sabe que uma determinada consulta veterinária envolverá um hemograma, que tal já deixar o consultório pronto para esse serviço? Assim, você economiza tempo na hora do atendimento, simplificando a rotina – e promovendo uma experiência melhor ao seu cliente.

Se os caixas da sua empresa vivem com fila, é essencial encontrar uma maneira de acelerar o atendimento, evitando aborrecimentos para a clientela. Uma boa ideia é adotar um sistema de gestão veterinária que tenha um PDV simples e multifuncional.

Conhecer toda a operação faz parte da sua gestão veterinária, assim como encontrar soluções para reduzir os atritos do dia a dia. 

Por isso, você deve ficar sempre de olho nos meios e/ou tecnologias que contribuem para que tudo flua com mais facilidade, agilidade e eficiência. Investir em ferramentas que simplificam a operação do time e melhoram a vida do cliente pode, e deve, ser uma prioridade na sua gestão.

Marketing veterinário

Por mais que o boca a boca seja uma maneira acessível, econômica e eficiente para atrair clientes, é possível ir além disso – criando suas próprias campanhas de marketing veterinário.

O marketing serve não apenas para que mais pessoas venham à sua clínica veterinária, mas também como uma poderosa ferramenta de comunicação e relacionamento.

Usando as redes sociais, por exemplo, você pode construir uma reputação de referência no assunto, tirar dúvidas de clientes e ainda mostrar um pouquinho dos bastidores da clínica. 

Muitas pessoas preferem acompanhar marcas virtualmente antes de decidir, efetivamente, consumir um produto ou serviço… Suas redes sociais podem ajudar muito a convencer esse futuro cliente a dar uma chance à sua clínica veterinária!

Além das redes sociais, é importante ter um site ativo. Assim, você garante a sua presença em pesquisas sobre seu nicho: por exemplo, se alguém “der um Google” em “clínica veterinária perto de mim”, o site da sua empresa pode ser um dos primeiros na lista. 

Se você quiser economizar nas ferramentas de marketing, apostar num sistema que ofereça a criação de um site gratuito para sua clínica veterinária é uma ótima ideia. 

Dica: nas redes sociais, garanta que você está sempre de acordo com o que prega o Conselho Federal de Medicina Veterinária (CFMV) sobre condutas em campanhas de marketing.

Dicas para otimizar a gestão veterinária em sua clínica

Tem espacinho aí para anotar mais algumas dicas para promover o seu bom trabalho em gestão veterinária? Ainda existem algumas recomendações pontuais que gostaríamos de mostrar para você, dá uma olhadinha!

Controle seu fluxo de caixa

O fluxo de caixa faz parte do planejamento financeiro de uma empresa, mas aparece com mais frequência no dia a dia, pois ele é constituído pelo monitoramento (e registro) de todas as entradas e saídas financeiras que acontecem na sua clínica veterinária. 

Quando o fluxo está sob controle, fica mais fácil adequar equilibrar receitas e despesas, assim como identificar formas de otimizar o uso do dinheiro.

Trabalhe no treinamento e na capacitação profissional

Lembre-se que a sua visão de negócio deve se estender à maneira com a qual a sua equipe se relaciona com os tutores e seus pets.

E a forma mais eficiente para isso é por meio de treinamentos. Explique a sua visão, demonstre o que você deseja proporcionar em cada tipo de atendimento e exercite essa prática para que os seus profissionais absorvam todos os detalhes disso.

Assim, você consegue uma equipe qualificada, competente e motivada por resultados. Não à toa, cuidar da capacitação é uma forma de investimento — e nunca uma despesa.

Armazenar informações de forma inadequada

A organização dos dados é importante para agilizar o atendimento, honrar compromissos financeiros, ter uma agenda lotada de clientes e até mesmo para oferecer um atendimento mais específico a cada bichinho. Afinal, para o cliente, nada melhor do que entrar numa consulta sabendo que o veterinário está ciente do histórico do seu pet.

Para garantir tudo isso, é preciso ter um cuidado especial no armazenamento de informações. Sabe prontuários no papel, ou em milhares de planilhas que só são acessíveis no computador da clínica? Esse tipo de situação pode gerar grandes problemas para sua gestão veterinária. 

Papéis se perdem, computadores queimam. O ideal é que os dados dos seus pacientes estejam sempre salvos na internet – assim, eles estão sempre seguros e podem ser acessados em qualquer lugar, até mesmo na sua casa.

Para garantir isso, um software de gestão online faz toda a diferença — e falaremos a respeito adiante, não se preocupe.

Como um software pode ajudar a gestão da clínica?

Grande parte das soluções que apresentamos até aqui têm um dedinho tecnológico para facilitar a gestão veterinária. Afinal, os softwares de gestão foram pensados para traduzir toda a eficiência e qualidade que um empreendimento desses necessita.

E se você ainda tem alguma dúvida sobre o que é esse tipo de solução e quais são os benefícios de tê-la na sua clínica, entenda a seguir como ela pode ser de grande ajuda no seu trabalho cotidiano.

Simplificação de processos

Sem um software de gestão, cada venda deve ser registrada em uma planilha e, em seguida, replicada também na gestão de estoque, no fluxo de caixa e até mesmo no que diz respeito à emissão de nota fiscal. Um trabalhão!

Com um sistema online, esse tipo de processo é simplificado: as informações são integradas e os dados se atualizam em tempo real. Você não precisa preencher múltiplas planilhas – basta registrar uma venda, por exemplo, e ver seu estoque e financeiro atualizados na hora, automaticamente.

Com uma solução assim, você economiza bastante tempo na operação e gestão. Essas horas podem ser aproveitadas para melhorar aspectos operacionais, dar mais atenção aos clientes e pensar em novas estratégias para impulsionar a sua clínica veterinária!

Aumento na produtividade

Se as burocracias diminuem, a produtividade aumenta. Isso significa que, com uma rotina mais simplificada, a sua clínica veterinária tende a faturar muito mais… O que é um dos sonhos de todo gestor pet!

Se o seu sistema tem uma agenda virtual, por exemplo, você consegue acompanhar e agendar consultas muito mais facilmente. Além disso, dá para mandar lembretes para os clientes e até para o próprio time, aumentando a chance de que os atendimentos realmente aconteçam. Tudo isso gera mais produtividade e renda para a sua clínica.

Processos automatizados são um dos segredos para uma gestão veterinária eficiente e segura. Você merece ter essa tranquilidade no dia a dia!

Comunicação com clientes

Notificações, lembretes, presentes, confirmações… Você pode usar o seu software para atuar como o melhor amigo dos seus clientes, aumentando sua frequência em consultas e evitando que eles esqueçam a data de uma vacina, por exemplo.

Além disso, você pode realizar ações personalizadas de relacionamento. Bons sistemas de gestão te ajudam a entender melhor o comportamento dos seus clientes – e essas informações podem ser a base para campanhas de marketing específicas.

Aqui vai uma ideia: se a sua empresa atende muitos pets adultos, mas ainda não castrados, que tal fazer uma semana de castração com descontos específicos para bichinhos com mais de um ano? Você pode enviar mensagens diretamente aos clientes com este perfil, aumentando a chance de sucesso da sua campanha!

Conclusão

Falamos bastante sobre a gestão veterinária, e a gente acredita que a transformação digital é o passo mais natural para a evolução de um trabalho de qualidade.

Por meio dela é possível driblar os grandes desafios citados neste texto:

• Clientes inadimplentes;
• Desmarcação de consultas;
• Retenção de clientes
• Precificação adequada dos serviços
• Produtividade e eficiência.

O SimplesVet é um sistema de gestão para clínicas veterinárias e petshops, e que foi planejado para tornar o seu dia a dia mais simples e facilitar todas as etapas do seu trabalho: desde o atendimento veterinário até a gestão do faturamento.

Se você quer entender como o nosso sistema pode ser um grande aliado da sua gestão veterinária, clique aqui para saber mais sobre o SimplesVet!