Gestão de Processos em Clínicas Veterinárias e Pet shops

Entender quais são os processos de pet shops ou clínicas veterinárias deve fazer parte da sua gestão. É por meio desse conhecimento incrível que você consegue deixar os imprevistos do lado de fora da sua empresa e mantém os clientes do lado de dentro 😉

Mas nós sabemos que esse é um desafio com letra maiúscula. Sua rotina é pluralizada por necessidades de limpeza e organização do espaço, relacionamento com clientes e com os pets e, também, em vendas, divulgação e gestão financeira.

Isso tudo, paralelamente, deve ser considerado em meio à eficiência e mapeamento das atividades para saber como agir e reagir diante de todo tipo de cenário.

Pode parecer cansativo só de ler isso tudo, mas há como transformar os rotineiros processos de pet shop em um esse desafio menos complexo. Tudo isso pode ser feito por meio de um procedimento operacional padrão em pet shops ou clínicas veterinárias. E é justamente o que vamos mostrar neste post. Vem aprender e se inspirar com as nossas dicas! 

A importância da padronização de processos de pet shops e clínicas veterinárias

Mapear os processos de pet shops ou clínicas veterinárias ajuda demais na sua organização e na redução de erros e também de desperdícios.

Como resultado, você ainda melhora a qualidade dos serviços prestados. E o motivo para isso pode ser explicado pelo simples fato de você entender, a fundo, a sua rotina e, em seguida, identificando as melhores práticas para a realização de cada tarefa.

Vamos entender isso com alguns exemplos específicos para a realidade de cada tipo de negócio.

1. Instalações e ambientes

Manter sob controle tudo o que acontece em uma empresa tão dinâmica quanto um pet shop é desafiador. Mas torna-se mais fácil se você sabe, exatamente, tudo o que deve ser feito para a manutenção de cada espaço, concorda?

Nesse sentido, lembre-se que é de sua responsabilidade:

• avaliar constantemente o estado de todas as instalações, ambientes e equipamentos;
• garantir a segurança dos animais de estimação confiados aos cuidados do seu negócio;
• oferecer um local limpo, organizado e alinhado às melhores práticas de limpeza e higienização;
• compor um ambiente bem iluminado para a realização de todas as atividades;
• definir muito bem as áreas do pet shop. Por exemplo: isolamentos específicos para a área de banho e tosa, o estoque e onde são vendidos os produtos para os pets.

Definir uma periodicidade e planos de ação para qualquer problema que mencionamos acima ajuda a conter qualquer imprevisto com agilidade e eficiência. E ainda facilita o seu constante monitoramento para melhorar esses processos no seu pet shop.

Organização da clínica/loja

Existem detalhes, na organização de uma clínica veterinária e do pet shop, que fazem toda a diferença. Por exemplo: o uso de materiais emborrachados em áreas úmidas para facilitar a limpeza, posteriormente, mas também prevenir contra o risco de acidentes.

O mesmo vale para o planejamento do ambiente para garantir a segurança dos animaizinhos, que podem se machucar caso fiquem assustados antes da tosa, por exemplo.

Isso tem muito a ver com um plano de negócios focado em organização, limpeza e eficiência alinhada a esses dois elementos. E é possível ter total controle sobre isso com um procedimento operacional padrão no pet shop para todas essas tarefas do dia a dia.

Pode parecer trabalhoso, a princípio, mas o mapeamento vai tomar mais tempo. Depois, você só deve encaixar essas inspeções e manutenções de modo pontual na rotina.

Limpeza dos espaços

Quando limpar a área de banho e tosa? E a recepção do pet shop ou da clínica veterinária? Por falar em clínicas, qual é a importância de higienizar as áreas de atendimento, repouso e recuperação ou de internação de um pet?

Evidentemente, são tarefas de grande importância. E você deve ter todas elas listadas para que os colaboradores da sua empresa saibam e compreendam o passo a passo necessário para conferir um trabalho de qualidade que contribui com a reputação da sua marca. Mas, acima de tudo, preza pela segurança e saúde dos animaizinhos de estimação sob a sua responsabilidade.

2. Atendimento clínico veterinário

Muitas responsabilidades, deveres e cuidados giram em torno dos processos de um atendimento clínico veterinário. O primeiro deles é o próprio registro de toda consulta realizada, bem como o prontuário completo dos animais de estimação.

Os profissionais de saúde veterinária devem ter plena atenção sobre as exigências para o armazenamento desses dados. Mas é tão importante saber, exatamente, como manter a organização desses processos para que você tenha-os à mão, sempre.

O mesmo vale para a administração de medicamentos, o histórico médico e até mesmo outros serviços prestados, como a vacinação ou a castração.

Entendemos que é muita coisa para manter atualizada e radicalmente difícil se feita no papel. Por isso, vale lembrar que já existem tecnologias para garantir eficácia à gestão veterinária e de pet shops.

Esses softwares qualificam o trabalho de registro e acompanhamento da rotina do seu negócio. O que favorece cada apontamento, atualização e compartilhamento de informação que se fizer necessário.

E vale entender o peso de tanta responsabilidade que essas soluções digitais têm a compartilhar com a sua gestão a partir de algumas atividades presentes no atendimento veterinário.

Cadastramento de prontuários

O prontuário é um documento valioso para o atendimento veterinário eficiente. Por meio dele, você consegue acompanhar as informações de cada paciente e sabe, exatamente, como proceder para a próxima consulta ou mesmo diante da necessidade de um exame, internação ou intervenção cirúrgica.

Logo, é de se imaginar o quão necessário é um processo para clínica veterinária focado em organização e eficiência operacional, certo?

E o exemplo que citamos anteriormente tem grande destaque no sucesso dessa empreitada. Softwares de gestão facilitam o cadastro, a edição e o armazenamento dos prontuários. Assim, você tem acesso a eles rapidamente em um sistema de organização que facilita a pesquisa e o uso do documento, seja para uma consulta ou atendimento emergencial.

Além disso, dá para inserir todo tipo de característica sobre o pet. Por exemplo:

• idade;
• peso;
• patologias;
• perfil comportamental;
• temperamento.

E qualquer outro dado que você julgar relevante para favorecer o atendimento.

Emergências e internações veterinárias

Os processos em clínicas veterinárias não se distanciam muito daqueles aplicados em hospitais. Afinal, concentram as mesmas informações fundamentais sobre a saúde dos seus pacientes.

E, para isso, vale a pena ter um mapeamento completo do seu negócio para garantir total organização, segurança e uso ético dos dados relativos às emergências e internações.

Nesse sentido, seguimos na recomendação de softwares de gestão que contêm módulos específicos para você cadastrar, editar e arquivar essas informações e, ainda, oferecer autorização de uso apenas a quem deve ter acesso a elas.

Controle da vacinação

O controle de vacinação fica também mais eficiente com auxílio tecnológico. Afinal, softwares atuais permitem que você gerencie o cadastro de vacinas aplicadas na sua clínica veterinária. 

E dessa maneira, você consegue acompanhar essa rotina de modo automatizado, sem a necessidade de revisitar papéis, um a um, para notificar os tutores de que é hora de mais uma dose de determinado imunizante.

3. Relacionamento com os clientes

Entre os os processos de pet shop e de uma clínica veterinária, o relacionamento com clientes também se destaca. Afinal, é esse tipo de trabalho que ajuda a compor uma experiência positiva, fideliza o consumidor e agrega valor a um simples atendimento.

Também destacamos, a seguir, alguns pontos-chave para que esse trabalho seja continuamente melhor. E para que você tenha menos trabalho burocrático, no processo, e consiga construir uma relação mais e mais qualitativa com seus clientes e pets!

Agendamento de consultas

Sem organização, um agendamento de consultas pode virar o pesadelo de gestores de pet shops e de clínicas veterinárias. É por isso que este é um dos processos de pet shop e clínicas veterinárias mais importantes é a padronização do agendamento de consultas.

Afinal, a falta de um método eficiente de organização e controle pode gerar atendimentos duplicados, cancelamentos e atrasos sem justificativa, insatisfação dos clientes e sérios prejuízos para o seu negócio.

Portanto, certifique-se de que você sabe por onde as soluções em agendamento de consultas têm se desenvolvido. Atualmente, softwares contam com esse tipo de recurso para que você visualize, facilmente, as atividades do dia e ainda consiga disparar — automaticamente — mensagens de SMS ou email solicitando a confirmação dos clientes.

Viu como simples medidas podem ter impactos tão grandes na promoção da sua gestão?

Cobrança das consultas

Imagine a dificuldade em precificar uma consulta sem o devido controle automatizado de processos? Quem deixa esse tipo de registro “para depois” ou mantém essas informações em pedaços de papel ou, ainda, prefere confiar na memória, corre sérios riscos.

Pois cada atendimento gera usos diversos de materiais ou mesmo de equipamentos para exames, e você pode se preocupar mais com a atenção aos pacientes e às explicações aos tutores, deixando a cobrança das consultas sob responsabilidade de novas tecnologias.

Por exemplo: você adiciona os serviços e produtos usados no prontuário, e o cálculo é feito automaticamente com base no cadastro do sistema. Isso faz com que toda a atividade seja feita rápida e eficientemente, sem riscos de imprevistos ou problemas de cálculo.

E agrega, sem dúvidas, mais transparência e facilidade no atendimento ao cliente.

Recepção do paciente

É importante estabelecer um padrão de atendimento personalizado para cada cliente. Isso cria uma conexão rica com eles e ainda permite favorecer a experiência a ponto de valorizar a fidelização de consumidores.

Para isso, as próprias informações anteriormente citadas têm o poder de criar uma recepção do paciente qualitativa. 

Com a ficha dos clientes, você analisa previamente os dados e consegue personalizar o atendimento desde o primeiro instante. Algo que vem desde a recepção do cliente e seu pet à consulta com o veterinário.

Hoje em dia, os dados são ferramentas valiosas de relacionamento. Use em benefício do seu negócio e colha os benefícios em conhecer, continuamente mais, o perfil de cada cliente.

4. Gestão de inventário e estoque

Ainda sobre os processos de um pet shop e de uma clínica veterinária, vale a pena falar sobre a gestão de inventário e estoque.

É por meio de um trabalho estratégico e monitorado, aqui, que você investe recursos de maneira planejada e assertiva, sempre tendo itens suficientes para a sua demanda até a próxima compra com seus fornecedores.

Vamos falar a seguir, sobre alguns pontos importantes!

Armazenamento de medicamento

Todo produto com prazo de validade deve ser monitorado de perto. E os medicamentos não são exceção.

Contar com ferramentas que facilitem o cadastro e notifiquem os responsáveis sobre esses prazos faz com que você tenha uma gestão mais segura. E permite também que você conheça melhor os processos da sua clínica veterinária e mantenha um estoque enxuto, mas capaz de atender às necessidades dos seus clientes.

Compra de insumos

Softwares de gestão permitem, atualmente, que você faça um pedido de compras em minutos. Por meio de sugestões do sistema com base nas movimentações do estoque, você consegue avaliar melhor os produtos certos e a quantidade necessária para solicitar aos seus fornecedores. 

Mais assertividade, precisão e direcionamento ao seu investimento em produtos.

Controle de validade

Além dos citados medicamentos, você pode contar com recursos tecnológicos de um sistema de gestão para ter o controle de validade de todos os seus produtos.

Isso ajuda a minimizar a perda e o prejuízo causado pelo estoque parado de produtos prestes a expirar (e expirados). E você começa a compreender melhor os processos do pet shop ou da clínica a ponto de compor um estoque que tenha a quantidade ideal para girar a mercadoria e não ter mais problemas com produtos vencidos e empoeirados nas prateleiras.

Fatores essenciais para uma operação organizada

Falamos bastante da tecnologia para a qualificação do seu trabalho com processos na clínica veterinária e no pet shop. Mas entendemos que isso não é suficiente.

Por trás de toda solução tecnológica existe alguém com conhecimento técnico para usá-la. E, para guiar essa pessoa, existe o mapeamento de toda atividade que ela precisa desenvolver para que ela saiba como proceder diante de qualquer cenário.

É por esse motivo que é preciso se certificar de que esses pontos a seguir estão alinhados com os processos realizados na sua empresa.

Treinamento adequado da equipe

Treinar os colaboradores é algo fundamental para que eles associem seus conhecimentos e perfis à identidade e cultura da sua empresa. E também para que aprendam os processos e saibam como executá-los com perfeição.

Além disso, lembre-se que treinamentos não devem ser realizados uma vez, apenas: são ferramentas de aprendizado e, quando aplicados com frequência, geram insights para tornar todo o processo de trabalho mais eficiente.

Processos documentados com POPs

Como falamos ao longo do artigo, os processos do pet shop ou da sua clínica veterinária podem ser potencializados com a aplicação de Procedimento Operacional Padrão (ou POP).

São meios de construir um mapeamento claro e preciso para a resolução de qualquer atividade. E isso ajuda a:

• definir um padrão para todo procedimento na sua empresa;
• trazer mais organização e qualidade nos serviços prestados;
• agregar a promoção da reputação da sua marca;
• reduzir falhas;
• melhorar a comunicação interna e externa.

Automação dos processos

E também devemos reforçar o impacto positivo da automação dos processos de um pet shop ou clínica. Afinal, mostramos ao longo deste conteúdo que um sistema com recursos automatizados ajudam a deixar você com menos responsabilidades e deveres burocráticos.

No lugar, contudo, sobra tempo para dedicar-se às tarefas de alta complexidade e necessidade analítica. Você deixa de realizar essas atividades repetitivas, organiza os processos e passa a se ocupar mais com quem realmente importa: sua relação com os pets e seus tutores.

Por isso, convidamos você a conhecer melhor o SimplesVet!

Simplifique sua operação com o sistema SimplesVet

O SimplesVet é uma ferramenta completa para empreendedores do mercado pet. Nosso sistema veterinário foi pensado para alinhar-se a todas as etapas do fluxo produtivo de um pet shop e de uma clínica veterinária. Isso inclui recursos diversos, como:

• facilitação do atendimento veterinário com registros salvos na nuvem;
• agenda de serviços veterinários com lembretes automatizados e alta capacidade de personalização do recurso;
• módulo de internação veterinária com facilidade para a organização de prontuários;
• ferramentas para fortalecer o seu controle financeiro;
• gestão de estoque;
• análises por meio do comportamento dos seus clientes.

Tudo isso, com ética, agilidade e segurança no fluxo de informações. Tudo o que você precisa para agregar ainda mais qualidade aos processos no seu pet shop ou clínica!

Conclusão

Neste post, mostramos o quanto a definição de processos no pet shop ou em uma instituição veterinária contribuem ativamente para o desenvolvimento da sua empresa.

É preciso entender, contudo, que a simples definição dos processos não atesta o sucesso da sua jornada. Disciplina, comprometimento, clareza nos objetivos, treinamento de equipe e um auxílio tecnológico de qualidade fazem parte da empreitada.

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