Como organizar uma clínica veterinária? Guia para Gestores

Se você chegou a este artigo, a gente imagina que você deseje saber como organizar uma clínica veterinária e não sabe por onde começar. Acertamos, né? 

Vamos te contar um “segredo”: esse problema é mais comum do que você imagina! Muitos gestores sentem dificuldade em armazenar prontuários, agendar consultas e exames, bem como, saber como organizar uma clínica veterinária.

A sua empresa tem diversos processos delicados, que precisam de atenção constante – o menor sinal de desorganização pode se transformar numa bola de neve rapidinho. Por isso, é importante conhecer boas práticas de organização veterinária e aplicá-las diariamente!

Para que você possa se inspirar e saber como estabelecer uma organização veterinária mais eficiente para o seu negócio, criamos este post que traz detalhes sobre como organizar uma clínica veterinária.

E a gente já vai avisando: além da sua empresa, os seus clientes também saem ganhando… E passam a valorizar ainda mais a sua marca! 

Saiba mais: como montar uma clínica veterinária de sucesso

1. Organizando o estoque na clínica veterinária

Quando comprar novos suprimentos veterinários? Qual é a média ideal para manter em estoque? Como organizar as saídas por venda e consumo interno?

Essas e muitas outras questões devem passar pela sua cabeça ao planejar a gestão de estoque. E, acredite: existem respostas certas para que a sua clínica permaneça em ordem e com suprimentos suficientes para atender ao seu público.

Vamos entender como essa relação pode ficar ainda melhor com boas práticas de organização veterinária do seu estoque.

Como organizar uma clínica veterinária: a importância da gestão do estoque

Uma boa gestão de estoque vai além de manter itens organizados na prateleira: o controle real dos itens faz toda a diferença na saúde financeira da sua clínica veterinária. Quer um exemplo? Vamos lá.

Imagine que você comprou, de uma só vez, todo o estoque do ano em luvas, máscaras, seringas e outros itens de higienização e proteção. Esses produtos vão demorar meses para serem consumidos! 

Nesse sentido, você acabaria com grande parte do seu investimento parado em estoque, quando poderia usar esse dinheiro para quitar outras contas… e fazer outros investimentos mais valiosos para o momento. 

Se, no mesmo exemplo, incluímos medicamentos e outros tipos de produtos perecíveis, a história fica ainda pior: você poderia terminar com itens vencidos no estoque, o que significaria jogar todos eles (e, consequentemente, o seu investimento) direto no lixo. 

Como organizar o estoque na sua clínica veterinária

Manter o estoque da clínica veterinária organizado é importante… Mas como fazer isso? 

Entender o ciclo dos produtos vai te ajudar a saber com qual frequência cada item se esgota. Assim, você conseguirá calcular a média ideal de tempo para fazer novos pedidos aos seus fornecedores.

Lembre-se que ter estoque demais não é recomendável, mas o mesmo se aplica ao outro extremo: com poucos produtos, a chance de perder uma oportunidade de venda por falta de itens é maior.

Se você costuma ter dificuldades em manter esses cálculos em dia (afinal, é preciso fazer isso para todos os produtos!), a gente tem uma dica de como simplificar sua rotina. 

Simplificando a gestão de estoque com o SimplesVet

O SimplesVet é um sistema veterinário que ajuda em vários pontos da sua gestão veterinária… Incluindo a gestão de estoque! Além disso, com ele, você vai economizar tempo e conquistar processos mais seguros – garantindo que suas prateleiras estejam sempre cheias na medida, sem mais, nem menos.

Sabe todos aqueles cálculos que falamos anteriormente? O SimplesVet é o único sistema veterinário que faz tudo isso sozinho, para 100% dos itens do seu estoque. Assim, você sabe exatamente quando, quantos e quais produtos deve solicitar ao seu fornecedor.

Para completar, o SimplesVet te ajuda a:

• Fazer pedidos de compra; 
• Registrar tipos diferentes de saída de estoque, como venda, consumo interno, doação, perda de validade e avaria;
• Manter seu estoque atualizado automaticamente, a cada saída por venda ou outros motivos;
• Fazer seu inventário rapidamente, lendo códigos de barra direto no celular;
• Imprimir etiquetas sempre que quiser, de forma prática e com dados atualizados.

Incrível né? Assim fica mais fácil organizar sua clínica veterinária. Dê uma olhada nos detalhes de algumas funções que te ajudam nessa missão:

Análise de estoque

A função de Análise de Estoque do SimplesVet te ajuda a saber a hora certa de repor cada item do seu estoque. Assim, você não precisa ficar analisando um por um, manualmente! Basta conferir os itens que precisam de reposição, identificar a quantidade necessária de cada um, e fazer seu pedido de compra.

Além disso, o SimplesVet te mostra seus produtos em excesso ou próximos ao vencimento. Com essa informação, você pode gerar promoções que ajudam no seu giro de estoque e poderá organizar muito melhor sua clínica veterinária!

Com a Análise de Estoque, você mantém o estoque da sua clínica veterinária sempre saudável, evitando a falta de itens necessários para os seus clientes e pets.

Inventário

Com a função Inventário, você analisa rapidamente tudo aquilo disponível em estoque. Você sabe o trabalhão (e o risco de erros) de fazer essa catalogação manualmente…

Uma solução como o SimplesVet deixa esse processo muito mais fácil — você pode, simplesmente, escanear o código de barras e atualizar seu inventário automaticamente. E se houver algum produto novo que não estava cadastrado, é super simples fazer esse registro na hora!

Sua clínica ganha muito mais tempo, com isso, e também passa a ter muito mais controle sobre o que está acontecendo e quais decisões tomar em curto e médio prazo.

Pedido de compra

A função Pedido de Compra te ajuda a fazer compras melhores: o próprio sistema sugere a quantidade necessária de cada item, e te mostra os preços praticados anteriormente pelo seu fornecedor. Além disso, é possível acompanhar os pedidos realizados, para mais segurança na sua gestão.

Leia também: Boas práticas na gestão de clínicas veterinárias.

2. Organizando medicamentos e a farmácia veterinária

Não dá para falar de gestão de estoque sem citar a farmácia veterinária, né? Afinal de contas, a organização da sua clínica veterinária passa pela farmácia.

No caso da farmácia, o controle de estoque ganha uma importância ainda maior: os medicamentos são um item essencial da clínica veterinária e, se algum deles faltar num momento de urgência, o tratamento de um bichinho pode ser prejudicado.

Mas fique tranquilo: mesmo que você ainda não tenha total familiaridade com a organização veterinária em estoque e em medicamentos, dá para aprender rapidamente as melhores práticas só com os pontos que mencionaremos a seguir.

Desafios na gestão da farmácia veterinária

Eventualmente, as empresas veterinárias enfrentam um grande desafio: manter o estoque atualizado e blindado contra desperdícios e prejuízos. Por exemplo, o longo período de baixa rotatividade comercial causada pela pandemia da Covid-19.

No momento em que a pandemia ganhou força, também aumentou com ela a preferência por compras on-line, durante o período, e na consequente perda de alguns clientes. Algo que se estabilizou à medida que a situação vai sendo gradualmente retomada ao “normal”.

Essa dificuldade foi relatada, principalmente, por pequenos pet shops. Mas fique de olho em outros desafios comuns que as clínicas veterinárias enfrentam independentemente das crises sanitárias globais:

• competição desigual com grandes redes
• negociação de prazos e condições com seus fornecedores;
• conhecimento da rotatividade de produtos.

Dicas para organizar a farmácia na sua clínica veterinária

A gente entende que saber como organizar uma clínica veterinária não é tarefa fácil. Você tem que lidar com assuntos que vão muito além do seu grau de especialização profissional e que exigem tanta atenção quanto a que você dá no carinhoso atendimento aos pets.

Mas se você busca algum tipo de orientação para organizar a farmácia da sua clínica veterinária, podemos ajudar com algumas dicas bem simples e eficientes, confira:

• crie um controle de recebimento das receitas (e se possível, automatize o envio e recebimento da documentação para agilizar ao máximo o processo);
• automatize o processo para a autorização e o envio do refil de medicamentos (tornando a experiência mais veloz e otimizada);
• registre os medicamentos para que toda entrada e saída seja registrada em um sistema integrado.

Como organizar uma clínica veterinária: controle de medicamentos com o SimplesVet

Agora, é hora de mostrar como o SimplesVet pode ajudar você a ter um melhor controle de medicamentos. Se você está buscando uma forma de simplificar a sua organização, vem com a gente!

Consumo interno

Não vamos dizer, novamente, o quanto a organização de estoque pode ser complicada. Mas vale apontar o quanto o SimplesVet facilita o seu trabalho!

Com a função Outras Saídas de Estoque, você tem pleno controle sobre diversos tipos de saída – inclusive aquelas que não são por venda. Registre saídas por perda de validade, avaria, doação ou consumo interno e tenha mais clareza sobre os motivos do giro de seu estoque. 

Assim, você pode entender quais medicamentos foram comercializados e quais deles foram usados internamente, além de identificar rapidamente se muitos produtos estiverem vencendo no seu estoque.

Impressão de etiquetas

A etiquetagem de produtos é tarefa complicada: mudam os preços, mudam as etiquetas — e tudo isso ajuda a prejudicar uma padronização e organização.

Experimente fazer isso de maneira automatizada com o recurso de impressão de etiquetas. Assim, você cria uma ordem, agiliza a mudança de informação e facilita o cadastro via leitura de código de barras.

A simplificação das etiquetas:

• aumenta a produtividade da equipe;
• gera agilidade na hora da venda;
• traz segurança ao remarcar o preço.

3. Organizando a agenda e atendimentos clínicos

Sua agenda não tem a ver apenas com as consultas e exames dos pets: internamente, tem tudo a ver com a definição de escalas e também dos dias de trabalho dos plantonistas.

É uma organização que deve funcionar de duas maneiras, portanto, garantindo que sempre tenha alguém de prontidão para atender os clientes durante o horário da sua clínica. 

E convenhamos: usar processos manuais não tem a mesma eficiência de um trabalho digitalizado e automático. Por isso, também, o SimplesVet tem marcado presença em milhares de clínicas e pet shops brasileiros. Afinal, para organizar sua clínica veterinária, você precisa também realizar a otimização da sua agenda.

Leia também: a história da clínica veterinária Unicare (MG).

Dicas para organizar agendamentos e atendimentos

Nossa primeira dica não poderia ser diferente, então: use um sistema de gestão. Por meio dele, você consegue montar um cronograma harmônico, que não sobrecarregue ninguém e à prova de agendamentos duplicados.

Além disso, softwares de gestão permitem a contabilização das horas de trabalho, o que dá mais segurança e eficiência operacional ao seu trabalho. 

Quer mais uma facilidade? Logo após realizar o agendamento, enviar lembretes (de preferência, automáticos!) é fundamental para evitar atrasos ou cancelamentos sem a devida notificação.

Como o SimplesVet simplifica seu atendimento veterinário

Uma agenda organizada é o coração do funcionamento de clínicas e hospitais veterinários. Além de ajudar a manter a agenda sempre em dia, o SimplesVet também é um parceiro para organizar o atendimento veterinário, a internação e o seu relacionamento com o cliente. 

Veja alguns dos recursos que podem simplificar a sua gestão!

Módulo de internação

Para uma internação segura, é preciso ter prontuários atualizados constantemente. Afinal, ter o controle detalhado é essencial para entender, de verdade, a evolução do seu paciente.

O Módulo de Internação conta com um mapa de execução completo, em que você visualiza todos os pets internados e pode acessar cada um individualmente.

Ao longo dos plantões, os veterinários podem consultar os dados da internação do animal (como os sintomas, evolução do quadro ao longo do tempo, medicamentos e tratamentos ministrados, horários das medicações, etc.). 

Além disso, eles podem inserir novas informações sempre que necessário – e cada movimentação fica salva no sistema, para garantir segurança à sua empresa!

Atendimento clínico

Na tela de atendimento clínico, você encontra todos os recursos que precisa para realizar suas consultas veterinárias de forma prática, simples e segura. 

O pet já foi atendido antes? Basta dar uma olhada no perfil dele e encontrar dados sobre as consultas anteriores, peso, idade, necessidades especiais, entre outras informações. Isto é, todo o histórico do animal.

Se o bichinho está vindo pela primeira vez, você pode registrar tudo isso de forma simples, sem atrapalhar o atendimento veterinário!

E o melhor: tudo isso fica salvo na nuvem, para que você acesse as informações dos pets sempre que precisar, onde você estiver. 

Isso significa que todo o volume de informações da sua clínica veterinária está seguro, porque os dados ficam em um servidor digital, e não em servidores físicos. O que garante operação à sua empresa mesmo se um ou mais computadores pifar ao mesmo tempo.

Além disso, o SimplesVet permite:

• envio de mensagens para clientes;
• organização da agenda de todos os veterinários;
• protocolos automatizados de vacinação;
• padronização de modelos de receitas.

Recomendamos que você dê uma conferida nesse breve vídeo, abaixo, que ajuda a entender muito melhor o impacto positivo que o SimplesVet traz à organização veterinária e ao seu trabalho diário!

Portal SimplesPet

Quer ver um outro recurso incrível que pode te aproximar dos seus clientes? Um portal inteirinho dedicado para os tutores.

Nessa plataforma — que já vem inclusa no SimplesVet —, o cliente pode acessar diversas informações a respeito dos seus companheiros de estimação, como:

• caderneta de vacinação;
• exames;
• pesagens;
• fotos.

As informações do portal estão sempre atualizadas, porque elas vêm direto dos dados que você registra no SimplesVet. Um espaço exclusivo para unir seu cliente à sua clínica, fortalecendo o relacionamento e estimulando a fidelização!

Leia também: a história de Loide Machado, veterinária de animais silvestres.

4. Organizando documentos e registros veterinários

E você achava que o período universitário seria o ápice de acúmulo de papéis na sua vida…

É que você nem imaginava a quantidade de documentos que surgem de todas as direções no dia a dia da sua gestão veterinária, né? 

Por isso, manter os documentos e registros veterinários organizados é mais do que uma prática indicada: é uma obrigação, se você deseja ter atendimentos seguros e uma empresa mais produtiva. Mas a gente sabe que nem sempre essa missão é simples… Para que você saiba o que fazer, aqui vão algumas dicas para facilitar!

Como organizar documentos em clínicas veterinárias

Muitas vezes, a bagunça nos documentos veterinários acontece pela combinação de diversas ferramentas diferentes: planilhas de Excel para salvar uma coisa, pastas de papel para registrar outras…

O resultado? Dados que podem ficar facilmente inconsistentes, bem como documentos perdidos podem gerar muita dor de cabeça.

É por isso que a forma mais simples de organizar tudo isso é apostar numa solução digital. Um sistema de gestão veterinária te ajuda a centralizar as informações da sua clínica: na mesma plataforma, você irá manter o cadastro de cada cliente, informações veterinárias sobre os pets, relatórios de internação, além dos dados sobre outros segmentos da sua empresa.

Isso auxilia na agilidade de análises e na tomada de decisão — seja para a gestão de estoque, ajustes em sua agenda ou mesmo para enviar ofertas personalizadas para quem não compra com você há mais tempo.

Leia também: a história da clínica veterinária Planet Pet.

Como usar o SimplesVet para organizar a sua clínica veterinária

O SimplesVet foi feito, entre outras coisas, para ajudar você a manter seus documentos veterinários organizados, atualizados e acessíveis. Dê uma olhada em alguns exemplos!

Prontuário médico

Com o SimplesVet, o prontuário veterinário de cada paciente fica salvo na nuvem e você pode acessá-lo de onde você estiver. Assim, você tem as informações dos seus pacientes sempre à mão – inclusive para atendimentos fora do horário de trabalho, ou nos momentos em que você esteja distante da clínica.

A facilidade de encontrar as informações pode ser crucial, principalmente, em momentos emergenciais. No momento em que a emergência acontecer, cada segundo economizado fará toda a diferença no bem-estar dos seus pacientes.

Protocolos de vacinação

Como manter a vacinação organizada sem ter o histórico dos seus pacientes salvo e acessível, não é mesmo?

Com a gestão de vacinas do SimplesVet, você não precisa mais lidar com análises manuais e os dados de cada caderneta — tudo consta no prontuário e você verifica, rapidamente, as vacinas já administradas e a data da próxima aplicação.

A melhor parte é que você pode cadastrar mensagens automáticas para avisar seus clientes sobre vacinas que estão se aproximando, incentivando que eles agendem novos atendimentos na sua clínica veterinária. Uma forma de cuidar da saúde dos bichinhos e, ao mesmo tempo, garantir rotatividade financeira para sua empresa.

Leia também: a história da clínica veterinária AmahVet.

Conclusão

A organização veterinária passa por todos os setores da sua clínica. Da recepção ao agendamento; do estoque à organização de arquivos.

Tudo está interligado e, muitas vezes, o desencontro de informações (se você faz tudo manualmente, por exemplo) torna o trabalho mais desafiador e cheio de riscos.

Por isso, convidamos você a conhecer o SimplesVet! Nosso sistema de gestão foi concebido para atender, principalmente, às demandas da sua empresa. Nossos módulos e recursos se adaptam a você, e a sua organização veterinária e não o inverso.

E deve ter dado para perceber o quanto essa ferramenta digital pode auxiliar em diversos níveis e graus de complexidade a sua gestão, certo? Mas nós entendemos que não há nada como a prática para certificar-se desses benefícios que citamos ao longo do artigo.

Então, clique aqui, saiba mais sobre o SimplesVet e experimente a nossa solução gratuitamente para descobrir como ele pode transformar positivamente toda a sua organização veterinária!